Humboldt-Universität zu Berlin - Computer- und Medienservice

Ja, es können beliebige Benutzer*innen zu einem Projekt eingeladen werden und haben je nach eingestellten Rechten entsprechend Zugriff auf die Projektdaten.

Gehen Sie dazu in das OpenProject-Self-Service-Portal: https://hu.berlin/openprojectssp

Ja, auch Studierende können sich via "SSO Humboldt Universität" in OpenProject einloggen:

1. Login-Seite aufrufen: https://hu-berlin.openproject.com/
2. Knopf "SSO Humboldt Universität" unterhalb der Login-Aufforderung anklicken und via Single-Sign-On (SSO)/Shibboleth mit dem HU-Account einloggen

Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) muss von Verfahrensverantwortlichen geführt werden, um dem behördlichen Datenschützer notwendige Informationen bzgl. des Verfahrens schnell mitteilen zu können. Und es ist immer nur dann zu führen, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, was auf Projekte und konkret OpenProject zutrifft, da beispielsweise Aufgaben angelegt und zugeordnet werden usw.

Konkret bedeutet das, dass nur der Projekt-Verantwortliche (Projekt-Admin) ein VVT führen muss, aber i.d.R. nicht für jedes einzelne Projekt, es sei denn, dass es Abweichungen bzgl. Verantwortlichkeiten, verarbeitete Datenkategorien usw. pro Projekt gibt.

Das VVT muss nur auf Verlangen und nur an den behördlichen Datenschützer oder einer übergeordneten Behörde geschickt werden. Es muss und darf also an niemanden sonst geschickt werden.

Wenn Sie selbst Projekte erstellen und administrieren, rufen Sie bitte das OpenProject Self-Service-Portal auf:

OpenProject Self-Service-Portal

OpenProject-Gruppen lassen sich nur im OpenProject-Self-Service-Portal managen:

1. Im OpenProject-Self-Service-Protal die Gruppe anlegen: https://hu.berlin/openprojectssp
2. Die neu angelegte Gruppe dem Projekt als Mitglied hinzufügen (in OpenProject des entsprechende Projekt wählen und unter "Mitglieder" hinzufügen)
3. Nun können Sie der Gruppe Arbeitspakete zuweisen.

Markieren Sie bitte zu löschende Projekte durch Ergänzung von "bitte löschen" im Projekt-Namen (Projektkonfiguration > Information > Name:). Derart markierte Projekte werden täglich um 7 Uhr GMT früh (Sommer: 9 Uhr MESZ, Winter: 8 Uhr MEZ) automatisch gelöscht. 

Projekt-Vorlagen können leider nicht angelegt werden, da dafür spezielle Rechte notwendig sind und Vorlagen würden dann allen OpenProject-Benutzer:innen angeboten werden.

Jedoch kann man jederzeit ein bestehendes Projekt kopieren: Linkes Menü: Projektkonfiguration > Information > Knopf "Kopieren" rechts oben in der Ecke

Derzeit unterstützt OpenProject leider keine wiederkehrenden Arbeitspakete und Besprechungstermine. Jedoch lassen sich Arbeitspakete und Besprechungen kopieren. Der CMS empfiehlt für Projekt-Termine den Kalender-Service der HU.

Kopieren von Arbeitspaketen: In die Detail-Ansicht durch Klick auf die ID des Arbeitspakets > Menü "Mehr" (3 übereinander liegende Punkte am oberen, rechten Rand der Detail-Ansicht) > "Kopieren"

Kopieren von Besprechungen: Besprechung anklicken > Kopieren (in der oberen, rechte Ecke der Ansicht)

Es gibt die Möglichkeit, Arbeitspakete mit Excel zu synchronisieren, d.h. man kann in Excel Arbeitspakete bearbeiten/anlegen/löschen und diese dann nach OpenProject synchronisieren. Das Excel-Template finden Sie unter:
https://github.com/opf/OpenProjectExcel

Schauen Sie sich jedoch unbedingt die Tutorial Videos an, da das Einrichten des Excel-Templates nicht selbsterklärend ist. Sollten Sie damit Probleme haben, können wir Sie leider nicht unterstützen, da es nicht offiziell vom OpenProject-Projekt unterstützt wird.

Weitere Möglichkeiten sind uns bisher nicht bekannt.

Aktuell gibt es nur eine Android-App im Google-Playstore, mit der sich Arbeitspakete verwalten lassen: OpenProject App

Die OpenProject-Android-App benötigt einen API Token, den Sie sich selbst erzeugen können.

Das Thunderbird-AddOn für OpenProject erlaubt das Erzeugen von neuen Aufgaben in OpenProject, in dem ein "Add Task"-Knopf direkt in der Mail-Ansicht von Thunderbird angeboten wird. Neben den Titel lässt sich optional der gesamte Mail-Text für Task in OpenProject übertragen.

Die Zuweisung des Tasks an eine/n Benutzer:in funktioniert nicht, da dafür User-Admin-Rechte nötig sind, die wir nicht erteilen können.

Für die Konfiguration wird eine API-URI und ein API-Token benötigt:

• API-URI: https://hu-berlin.openproject.com         (ohne Slash am Ende!)
• API-Token: Dies muss erzeugt werden, falls noch nicht geschehen.

Die OpenProject-Android-App und das Thunderbird-AddOn benötigen einen API Token. Den können Sie sich auf der OpenProject Seite selbst erzeugen: 

1. Einloggen auf der OpenProject-Seite 
2. Klick  auf Profil-Icon in der rechten obere Ecke und dann Klick auf "Mein Konto" 
3. Klick auf Zugriffstokens im linken Navigationsmenü
4. Klick auf "Generieren" in der Liste hinter "Schnittstelle (API)" 
5. Kopieren des Token aus dem Benachrichtigungsfenster: mit der Maus markieren und in die Zwischenablage kopieren (rechte Maus-Taste > Kopieren)
6. Übertragen des Tokens aus der Zwischenablage aufs Android Gerät, z.B. per Mail oder als Text-Datei via HU-Box oder Mittels QR-Code.

Bitte beachten: Das API-Token müssen Sie wie ein Passwort behandeln, denn es erlaubt den vollen Zugriff auf alle Ihre Daten in OpenProject.

In OpenProject lassen sich GitLab-Issues mit OpenProject-Tasks verknüpfen, d.h. man sieht in den OpenProject-Eigenschaften eines Tasks (GITLAB-Tab) alle Issues und Merge-Requests aus GitLab, die mit dem Task verknüpft sind. Die Verknüpfung erfolgt über einen Text-Schnipsel, den man sich aus dem OpenProject-Task-Eigenschaften in die Issue-Beschreibung kopieren kann, und über einen Webhook in GitLab, der dafür sorgt, das neue und geänderte Issues und passende Merge-Requests auch in OpenProject angezeigt werden, d.h. GitLab überträgt Daten zu OpenProject.

Kurzanleitung zum einmaligen Einrichten:

1. In OpenProject einen API-Key für den eigenen Account erzeugen: Mein Konto > Zugriffstokens
   Empfehlung: für jedes Projekt einen eigenen API-Key anlegen (wg. Sicherheit etc.)
2. In OpenProject das Modul GitLab für das Projekt aktivieren: Projektkonfiguration > Module > GitLab
3. In GitLab in einem (neuen) Projekt einen Webhook anlegen: Settings > Webhooks
   • URL: https://hu-berlin.openproject.com/webhooks/gitlab?key=[MEIN API-KEY]
   • Trigger aktivieren: Push Events, Comments, Issues events, Merge request events, Pipeline events
   • Hinweis: Der Test des Webhooks funktioniert unter Umständen nicht (liefert Fehlercode 500), sollte aber trotzdem funktionieren.

Kurzanleitung zur Benutzung:

1. In OpenProject einen Task anlegen und dann aus dem GITLAB-Tab des Tasks den GitLab-Schnipsel für Commit-Nachrichten herauskopieren.
2. In GitLab einen Issue anlegen und in das Textfeld das OpenProject-GitLab-Schnipsel hineinkopieren.
3. Dann sollte in OpenProject im GITLAB-Tab des Tasks das Issue angezeigt werden.

Sicherheitshinweise

• Der OpenProject-API-Key hat die vollen Rechte des eigenen Accounts in OpenProject, d.h. der API-Key ist wie ein Passwort zu behandeln.
• Will man eine deutlich sicherere Methode verwenden, als mit dem eigenen Account und allen entsprechenden OpenProject-Rechten einen API-Key zu erzeugen, muss man einen eigenen (Funktions)-Account verwenden, der in OpenProject für das entsprechende Projekt nur die Rolle GitLab bekommt und für den man dann den API-Key erzeugt.
• In GitLab gilt die Empfehlung, den API-Key zu verstecken. Dazu kann man beim Einrichten des Webhooks die Option "Mask portions of URL" aktivieren, in das Textfeld "Sensitive portion of URL" kopiert man den API-Key und trägt unter "How it looks in the UI" das Wort "hidden" ein.