Humboldt-Universität zu Berlin - Computer- und Medienservice

Konzeption

Anlage 2: Grundregeln zum Umgang mit elektronischen Kommunikationsmitteln in der ZUV

Humboldt-Universität zu Berlin 7. Dezember 1998
Der Kanzler

Grundregeln zum Umgang mit elektronischen Kommunikationsmitteln in der Zentralen Universitätsverwaltung der Humboldt-Universität

1. Allgemeines

Ergänzend zur Computerbetriebsordnung der Humboldt-Universität gilt für die Zentrale Universitätsverwaltung (ZUV) folgendes:
  • Alle im Verwaltungsnetz angebotenen Dienste, Programme und Computer sind nur für dienstliche Zwecke zu nutzen. Jeglicher Mißbrauch des Verwaltungsnetzes ist zu unterlassen, zu verhindern bzw. dem Betreiber (dem Rechenzentrum) zur Kenntnis zu geben.
  • Auf den zum Verwaltungsnetz gehörenden Computern werden nur die durch die Steuerungsgruppe "Verwaltungsnetz" festgelegten Dienste und Programme installiert. Eigenmächtige Veränderungen sind nicht gestattet.
  • Für Notfälle sind sämtliche Paßwörter der Nutzer bei der Büroleitung in verschlossenen Umschlägen zu hinterlegen. Ist der Notfall eingetreten, darf die/der Berechtigte den Umschlag öffnen und das Paßwort benutzen. Die Berechtigung ergibt sich aus der Diensthierarchie, der Zweckbindung der Daten und der Verhältnismäßigkeit. Über eingetretene Notfälle ist der Behördliche Datenschutzbeauftragte zu informieren.
  • Die Tatsache der Nutzung des Paßwortes muß auf dem Umschlag der/des Betroffenen unter Kurzbezeichnung des Grundes durch die/den berechtigte/n Nutzer/in vermerkt werden. Das Paßwort ist anschließend durch die/den Betroffene/n zu ändern. Als Notfall gilt auch nicht vorhersehbare Abwesenheit.
Gegenstand der folgenden Regelungen sind die Kommunikationsdienste:
  • Elektronische Post und
  • Elektronische Verwaltung und Veröffentlichung von Schriftgut.

2. Elektronische Post

Innerhalb des gemeinsamen Geschäftsganges ist die elektronische Post, einschließlich der beigefügten elektronischen Anlagen, ein gültiges Mittel zum Austausch von Dienstpost.

Die Teilnehmer/innen des Verwaltungsnetzes verfügen über eine Hauspostadresse (Banyan VINES-Adresse) und eine E-Mail-Adresse (Internet-Adresse), die deren Namen und die zuständige Organisation enthalten. Die an beide Adressen gerichtete elektronische Post wird in einem personengebundenen elektronischen Briefkasten gespeichert.

Die in der Verwaltung gültigen Briefformen

  • allgemeine Dienstpost
  • persönlich adressierte Dienstpost
  • persönlich vertrauliche Post
besitzen für die im elektronischen Briefkasten enthaltene Post nur den Charakter von
  • allgemeiner Dienstpost und/oder
  • persönlich adressierter Dienstpost.
Da eine Unterscheidung zwischen beiden Kategorien nicht praktikabel ist, wird die im elektronischen Briefkasten enthaltene Post wie persönlich adressierte Dienstpost behandelt.

Die Versendung von Dokumenten mit persönlich vertraulichem Charakter mittels elektronischer Post sollte erst erfolgen, wenn der entsprechende elektronische Brief über eine eindeutige elektronische Signatur verfügt und verschlüsselt wird. Die Voraussetzungen hierfür werden erarbeitet.

Soll über das Internet vorrangig eine Arbeitsgruppe oder eine Organisationseinheit und nicht eine einzelne Person erreicht werden, so ist statt des Namens ein themenbezogener Begriff zu verwenden. Für die gemeinsame Bearbeitung des elektronischen Briefkastens sind abteilungsinterne Gruppenregeln aufzustellen und ein Verantwortlicher festzulegen.

Die Eigenverantwortung der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters entbindet nicht von der Mindest-einhaltung von Leitungshierarchien.

Der Versender entscheidet in Abhängigkeit vom Inhalt des zu versendenden elektronischen Schriftstücks, welcher Dienstweg einzuhalten ist.

Für den Fall einer mehrtägigen Abwesenheit ist einer Vertretung der Zugang zum elektronischen Briefkasten mittels eines Mitbenutzerzugriff zu gestatten. Die Öffnung der Mailbox ohne diesen Eintrag durch Dritte, z.B. durch Administratoren, ist grundsätzlich nicht gestattet. Eine Handlungsanleitung zum Eintragen des Mitbenutzers wird auf dem WWW-Server der ZUV angeboten.

Das Ausscheiden eines Netzteilnehmers/einer Netzteilnehmerin aus dem Dienst ist dem Netzbetreiber (dem Rechenzentrum) durch die zuständige Abteilungsleitung unverzüglich zu melden. Der Netzbetreiber ist verpflichtet, die elektronischen Netz-Ressourcen (elektronischer Briefkasten und Netzlaufwerke) des Netzteilnehmers/der Netzteilnehmerin zu löschen.

3. Elektronische Verwaltung und Veröffentlichung von Schriftgut (einschließlich Rundschreiben, Formulare und Vordrucke)

Neben den PC-gebundenen Laufwerken hat der Netzteilnehmer/die Netzteilnehmerin die Möglichkeit, durch die Netzbetreiber gesicherte Netzlaufwerke zu benutzen.

Diese Ressourcen dienen ausschließlich der Aufbewahrung dienstlicher Dokumente.

Die personengebundenen Netzlaufwerke sind vor dem Zugriff Fremder geschützt. Es ist nur in Ausnahmen und nur im Sinne einer Einzelfallentscheidung möglich, diese Daten für einen Dritten nutzbar zu machen.

Die gruppengebundenen Netzlaufwerke sind nur durch den zuvor bestimmten Personenkreis benutzbar. Über Änderungen entscheidet die Leiterin bzw. der Leiter der Organisationseinheiten innerhalb der ZUV.

Die Abteilungen der ZUV sind angehalten, die Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation des World Wide Web (WWW) für die Veröffentlichung von Verwaltungsvorschriften und Rundschreiben zu nutzen..

Die Koordinierung des Verfahrens wird durch den Vizekanzler wahrgenommen.

Die Abteilungen der ZUV sind angehalten, Briefvorlagen und Formulare der Humboldt-Universität im universitätseigenen WWW in elektronischer Form zu veröffentlichen.

Die Koordinierung des Verfahrens wird durch den Vizekanzler wahrgenommen.





Neumann

Kanzler