Spam- und Virenfilter

An der HU wurde ein neuer Mailserver zur Verteilung von Mails in Betrieb genommen, der auch die Mails der Verwaltung bearbeitet und der zwei zusätzliche Aufgaben (Virencheck und Spam-Filter) übernommen hat. Das Verfahren wurde mit dem Behördlichen Datenschutzbeauftragten abgestimmt und die Computerbetriebsordnung und die Benutzerordnung für CMS und UB werden entsprechend ergänzt. Im Folgenden geben wir einige Hinweise zum Virencheck und eine etwas detailliertere Anleitung zum Umgang mit Spam-Filtern, die speziell auf die PC-Installationen für das Verwaltungsnetz zugeschnitten sind.

Virencheck

Jede Mail, die dieser Mailserver verteilt, wird einem Virencheck unterzogen. Wenn eine Mail einen Virus enthält, wird sie dem Empfänger nicht zugestellt. Es ist aber zu beachten, dass es keinen absoluten Schutz gibt. Auch weiterhin können einzelne "verseuchte" Mails den Empfänger erreichen. Deshalb sollte man auch zukünftig kritisch mit verdächtigen Mails umgehen.

Spam-Filter

Jede Mail wird entsprechend komplexer Kriterien überprüft, ob sie die Eigenschaften einer Werbe-Mail(Spam) besitzt, und daraufhin gekennzeichnet. Im Gegensatz zur Verfahrensweise beim Virencheck wird sie aber in jedem Fall dem Empfänger zugestellt. Die Kennzeichnung erfolgt in den Kopfzeilen der Mail, die im Allgemeinen nicht vom Mailprogramm angezeigt werden. Sie können aber trotzdem zur Filterung der Mails eingesetzt werden. Den Mails wird unter Anderem die Kopfzeile X-Spam-Level: ***** hinzugefügt. Die Anzahl der Sterne ist ein Maß für die Wahrscheinlichkeit einer Werbe-Mail. Je mehr Sterne diese Kopfzeile enthält, um so höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass es sich um eine Werbe-Mail handelt.

Persönlichen Filter einrichten

Die oben genannte Kennzeichnung der Mails kann benutzt werden, um Werbe-Mails automatisch in einen eigens dafür erstellten Ordner zu verschieben. Ein entsprechender Filter kann von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung entweder im lokalen Mailprogramm (Client) oder auf dem Mailserver erstellt werden. Es wird empfohlen, den Filter entsprechend der nachfolgenden Anleitung auf dem Mailserver einzurichten.
Es sollte zuerst ein Ordner für die Werbe-Mails angelegt werden (z.B. Spam). Dann wird im Browser die Verwaltung der Mailbox aufgerufen (https://mv.rz.hu-berlin.de/). Nach erfolgreicher Anmeldung kann die Einrichtung des Filters folgendermaßen vorgenommen werden:

1. Mausklick auf "SIEVE Mailfilter"
2. Mausklick auf "Mailfilter"
3. Mausklick auf "Filterregel einfügen"
4. Mausklick auf "Filter für Kopfzeilen"
5. Im leeren linken unteren Feld "X-Spam-Level" eintragen; Im mittleren Feld "enthält" auswählen; Im rechten Feld "*****" eintragen; Anschließend Mausklick auf "OK"
6. Mausklick auf "Weiter"
7. Im oberen Feld den vorher erstellten Ordner auswählen; Mausklick auf "Speichern"
8. Nachdem alle Einstellungen vorgenommen wurden, erscheint die entsprechende Filterregel im Klartext.

!!Hinweis:

Wie bereits eingangs erwähnt, ist die Anzahl der Sterne ein nur ein Maß für die Wahrscheinlichkeit einer Werbe-Mail. Wenn der Schwellwert wie hier empfohlen auf fünf Sterne gesetzt wird, kann es durchaus passieren, dass "schlechte" Mails im Eingangsordner verbleiben, oder dass "gute" Mails in den Spam-Ordner verschoben werden. Es muss in jedem Fall der Spam-Ordner auch durchgesehen werden.
Falls zu viele "gute" Mails im Spam-Ordner verschoben werden, kann man den Filter nachträglich bearbeiten und die Anzahl der Sterne im Filter erhöhen. Umgekehrt kann man auch die Anzahl der Sterne im Filter reduzieren, wenn zu viele "schlechte " Mails im Eingangsordner verbleiben.