Forward, Vacation, Filter
Zusätzlich zum Empfang und Versand von E-Mails können mit dem HU-Account auch der Spamfilter, Weiterleitungen, Abwesenheitsschaltungen bzw. automatische Antworten, sowie Server-seitige E-Mail-Filter aktiviert bzw. eingerichtet werden. Gegenüber Client-seitigen Einstellungen funktionieren diese auch, wenn Nutzer:innen nicht eingeloggt sind, da die jeweiligen Funktionen vom Mailserver ausgeführt werden.
Spamfilter
Wird der Spamfilter aktiviert, werden als Spam markierte Mails automatisch in den Ordner AutoCleanSpam verschoben. Die eigentliche Spam-Erkennung auf den Mailservern ist davon unabhängig und wird auch bei deaktiviertem Spamfilter durchgeführt. Zur Aktivierung des Spamfilter ist eine Einwilligungserklärung erforderlich.
Neben der Einwilligung über das fvf-Interface kann der Spamfilter auch separat aktiviert werden.
Weiterleitungen
Über eine Weiterleitung werden eingehende E-Mails automatisch an eine andere E-Mail-Adresse weitergeleitet. Für jeden HU-Account kann dabei nur ein Weiterleitungsziel definiert und ausgewählt werden, ob eingerichtete Filter vor (verschobene Mails werden nicht weitergeleitet) oder nach der Weiterleitung ausgeführt werden. Als Spam markierte Mails werden in keinem weitergeleitet. Weiterleitungen können unbefristet oder für einen vorab festgelegten Zeitraum eingerichtet werden.
Aufgrund verschiedener Maßnahmen zur Absicherung von E-Mail-Verkehr kann der CMS nicht garantieren, dass Mails erfolgreich weitergeleitet werden. Für alle eingerichteten wird daher eine Kopie in der Mailbox des HU-Accounts behalten.
Weiterhin werden bei Weiterleitungen an externe E-Mail-Anbieter ungefragt persönliche und/oder dienstliche Daten weitergegeben, was wahlweise einen Bruch der Datenschutzbestimmungen oder eine Ausleitung dienstlicher Informationen bedeuten kann.
Der Mailservice empfiehlt, auf Weiterleitungen an externe Anbieter zu verzichten.
Abwesenheitsschaltungen
Eine Abwesenheitsschaltung dient dazu, E-Mail-Absender:innen im Fall von Urlaub, Krankheit oder sonstiger Abwesenheit darüber zu informieren, dass eingehende E-Mail gerade nicht bearbeitet werden. In Funktionsaccounts können Abwesenheitsschaltungen auch als automatische Antwort genutzt werden, um Hinweise für Anfragende zu geben (z.B. erforderliche Dokumente oder Hinweise zur Bearbeitungszeit).
Abwesenheitsschaltungen gelten nur für einen vorab festgelegten Zeitraum. Weiterhin kann eingestellt werden, ob automatische Antworten nur an Absenderadressen an der HU gesendet werden und ob automatische Antworten verschickt werden sollen, wenn mehrere Empfängeradressen angegeben sind. Für den Antworttext stehen mehrere Vorlagen zur Verfügung, die bei der Einrichtung angepasst werden können.
Als Spam erkannte Mails, Mails über Mailinglisten und andere automatisch generierte Mails (z.B. Benachrichtigungen von Moodle und anderen Diensten) erhalten keine Abwesenheitsbenachrichtigung.
Für jede Absenderadresse werden höchstens zwei automatische Antworten pro Woche verschickt.
Server-seitige E-Mail-Filter
Mit Server-seitigen Filtern können E-Mails nach verschiedenen Kriterien (z.B. E-Mail-Adresse oder Betreff) ausgewählt und die betreffenden Mails markiert oder in einen anderen Ordner kopiert oder verschoben werden. Auf diese Weise können z.B. Benachrichtigungen bestimmter Dienste oder Mails über ausgewählte Mailinglisten in eigene Order verschoben werden.
Die Einrichtung neuer Filter wirkt sich nicht auf bereits zugestellte Mails aus, d.h. es werden nur neu eingehende Mails vom Filter bearbeitet.