Shared Mailbox - Ordner freigeben
Auf den Mailservern der HU ist es möglich, einzelne Ordner der eigenen Mailbox mit anderen HU-Accounts zu teilen. Mit Hilfe solcher Freigaben können u.A. Lese- und Schreibrechte erteilt werden. Ordnerfreigaben sind dabei nur dann möglich, wenn die beteiligten Accounts ihre Mailboxen auf demselben Mailserver haben. Der "eigene" Mailserver kann über die Accountinfo eingesehen werden. Freigaben für externe Postfächer sind nicht möglich.
Sollten Sie feststellen, dass die beteiligten Accounts nicht auf demselben Mailserver liegen, wenden Sie sich bitte an die Benutzerberatung des CMS.
Warnung
Mit Ordnerfreigaben können Sie Nutzer:innen Informationen teilen, die diese z.B. auch aus rechtlichen Gründen nicht erhalten dürfen. Richten Sie Freigaben daher nur ein, wenn Sie sicher sind, dass diese unbedingt für Ihren Anwendungsfall erforderlich sind.
Alle Freigaben sollten regelmäßig auf ihre Aktualität geprüft werden, ob diese noch gebraucht werden. Ungenutzte oder nicht mehr erforderliche Freigaben sollten zeitnah entfernt werden. Insbesondere Personen, die in einen anderen Bereich innerhalb der HU welchseln oder die die HU verlassen, sollten vorher ihre Mailbox-Freigaben löschen.
Sie können folgende Rechte vergeben:
- Lesen von E-Mails
- Einfügen/Kopieren von E-Mails in den Ordner
- Löschen von E-Mails
Die Besitzer:in der Mailbox bzw. der freigegebenen Ordner kann diese Rechte jederzeit wieder entziehen oder ändern. Empfänger:innen von Freigaben können diese Ordner über ihren eigenen Account einblenden und gemäß der erteilten Berechtigungen benutzen. Von anderen Accounts abonnierte Ordner werden unter FremdeOrdner in einem Unterordner für den freigebenden Account eingeblendet.
Einrichtung von Freigaben
Aktuell können Freigaben über den Webmailer RoundCube eingerichtet werden. Dazu sind folgende Schritte nötig (Anklicken der Stichpunkte öffnet Screenshots):
Ordnerübersicht aufrufen
Zum Hinzufügen einer Freigabe muss im Feld "Benutzer" der HU-Account eingetragen werden, der die Freigabe erhalten soll. Vollständige oder unvollständige E-Mail-Adressen (auch HU-Adressen) funktionieren nicht.
Anschließend können die Empfänger:innen in ihrem Account die freigegebenen Ordner abonnieren und sehen diese dann als Unterordner von FremdeOrdner/<account>, wobei account den HU-Account bezeichnet, der die Freigabe erteilt hat.