Humboldt-Universität zu Berlin - Computer- und Medienservice

Festzustellen ist, es wurde bisher noch nicht geschafft, die Fakultätsverwaltungen "mit ins Boot zu holen", gemeint ist ein Gesamt-DV-Konzept. Es gibt bereits gute Beispiele für die Einbeziehung der Fakultätsverwaltung in das DV-Konzept der Universitätsverwaltung, sie greifen jedoch nur punktuell. Ein DV-Gesamtkonzept, das auch die Fakultätsverwaltungen in ihrer Spezifik einbezieht, ist jedoch zwingend erforderlich!

Gründe, die die Erarbeitung eines DV-Gesamtkonzept erschweren sind u.a.

• Unterschiedliche arbeitsorganisatorische Regelungen:

Entsprechend den unterschiedlichen Strukturen in den Fakultäten und in Abhängigkeit von deren Größe, sind auch die Fakultätsverwaltungen unterschiedlich gegliedert. Somit gibt es unterschiedliche Formen der Erledigung ähnlich gelagerter Verwaltungsaufgaben. Der Einsatz einheitlicher DV-Lösungen wird damit erschwert.

• Das Fehlen geeigneter DV-Systeme:

Die bisher in der Zentralen Universitätsverwaltung eingesetzten operativen Systeme, z.B. das Mittelbewirtschaftungssystem HISMBS-Unix und das Personal-und Stellenverwaltungssystem HISSVA-Unix, sind auf die Fakultätsverwaltungen nicht übertragbar. Die von der HIS GmbH Hannover angebotene GX-Nachfolgegeneration bietet zwar eine höhere Flexibilität und damit bessere Anpassungsmöglichkeiten an die spezifischen Anforderungen einer Fakultätsverwaltung, offen bleiben die Fragen der sicheren Datenübertragung über das Universitätsnetz.

• Personelle Gründe:

Die personellen Ressourcen des Rechenzentrums zur Unterstützung der zentralen Verwaltungsprozesse sind voll ausgeschöpft. Die Ausweitung der Aufgabenstellung auf die Unterstützung dezentraler Verwaltungsvorgänge verlangt auch zusätzliche personelle Ressourcen.

• Netztechnische Probleme:

Die z.T. historisch entstandenen, unterschiedlichen netztechnischen Bedingungen innerhalb der einzelnen Fakultäten, aber auch zwischen Fakultäten und Zentraler Universitätsverwaltung und nicht zuletzt die z.T. ungenügend geklärte Sicherheitsproblematik (Verwaltungsdaten sind oftmals Personendaten, die nicht unverschlüsselt über das Netz verschickt werden können) erschweren eine DV-Unterstützung.

• Die fehlende Vereinheitlichung der Hard- und Softwareplattform:

Im Gegensatz zur Zentralen Universitätsverwaltung gibt es z.B. für die dezentralen Verwaltungsbereiche keine Standards in der PC-Ausstattung. Auf der Habenseite können wir verbuchen, daß alle Verwaltungsleiter und Dekanate über einen E-Mail-Anschluß erreichbar sind, Verwaltungsinformationen werden auf dem WWW-Server der Universität für alle zugänglich abgelegt (Formulare, Protokolle der Gremien, HU-Informationen usw.) und Einladungen zu Verwaltungsleiterberatungen und die zugehörigen Dokumente werden seit geraumer Zeit per E-Mail ausgetauscht.

Die seit wenigen Monaten im Pilotbetrieb funktionierende zentrale Adreßdatenbank für die dienstlichen Anschriften der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität kann als ein erstes und gut funktionierendes Modell für eine universitätsübergreifende DV-Lösung bezeichnet werden. In diesem DV-System wurde erstmals konsequent die dezentrale Datenpflege per Netz durch die Verantwortlichen der Fakultäten, der Zentraleinrichtungen, der Zentralinstitute und der Abteilungen der Zentralen Universitätsverwaltung durchgesetzt. Die maschinelle Ableitung dieses Adreßdatenbestandes für diverse Verwaltungsaufgaben, wie z.B. das Herstellen des Universitätsverzeichnisses und die Lieferung der Telefonnummern an das Auskunftssystem der Telefonzentrale, bringt bereits heute erste Rationalisierungseffekte.

Wie soll nun ein DV-Grundkonzept für die Fakultätsverwaltungen aussehen, auch unter Beachtung der zuvor erwähnten Bedenken (verbunden mit der Frage: "Wer hat den Hut auf?")

Aus der Sicht der Zentralen Universitätsverwaltung, im Sinne eines Angebotes an die Fakultätsverwaltungen, werden folgende Aufgaben gesehen:

• Die Fakultätsverwaltungen werden in stärkerem Maße als bisher in die Entwicklung neuer DV-Vorhaben der Zentralen Universitätsverwaltung einbezogen, um ihre Anforderungen und Vorstellungen so früh wie möglich einbringen zu können. Die erfolgreiche Projektgruppenarbeit innerhalb der Adreßdatenbank bestärkt diesen Gedanken. Die DV-Projektgruppen sollten, in Abhängigkeit von den zu lösenden Aufgaben, durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den Fakultäten verstärkt werden.
• Der Bedarf an lesendem Zugriff der dezentralen Verwaltungen auf die zentralen DV-Systeme wird zunehmen. Den Forderungen der Fakultäten, ihre Studenten-, Personal- oder auch Haushaltsdaten über das Netz zu lesen und unter gewissen Restriktionen auch zu bearbeiten, muß nachgegangen werden und durch sicherheitsbewußte DV-Lösungen unterstützt werden.
• Ein erster Schritt zur Vereinheitlichung der Hard- und Softwareausstattung von zentraler und dezentraler Verwaltung besteht in der Ausdehnung der für die Zentrale Universitätsverwaltung geltenden Empfehlungen und organisatorischen Regelungen auf die Fakultätsverwaltungen.
• In den Fakultäten sollte nach Möglichkeiten gesucht werden, ihre Verwaltungen bei der Formulierung ihrer dv-technischen Anforderungen und bei der Umsetzung von DV-Lösungen durch eigene personelle Ressourcen zu unterstützen.

Das zuvor beschriebene stellt vorrangig die Sicht der Zentrale dar. Der Wunsch nach leicht zu bedienender, auf die speziellen Belange der Fakultätsverwaltungen zugeschnittene Software ist damit noch nicht erfüllt - zumal künftig im Rahmen neuer dezentralisierter Zuständigkeiten, z.B. für die Budgetierung, neue leistungsfähige DV-Systeme erforderlich sind.

Was für die Fakultätsverwaltungen dv-technisch gut und nützlich ist, sollten auch nur Fakultätsverwaltungen beantworten. Die im folgenden beschriebenen Aufgaben stellen erste Empfehlungen dar:

• Die Fakultätsverwaltungen verständigen sich über die Arbeitsprozesse, die künftig durch einheitliche DV-Systeme unterstützt werden sollen.
• Die Fakultätsverwaltungen beteiligen sich an Tauglichkeitstest von GX-Softwaresystemen der HIS GmbH. Die Einführung des ersten 32-Bit-basierten Client-Server-Systems (HISSVA-GX) in der Personalabteilung ist für Ende 1999 geplant.
• Die Fakultätsverwaltungen verständigen sich hinsichtlich des Einsatzes sog. kommerzieller Drittsysteme. Die auf den Softwaremarkt drängenden dezentralen Verwaltungssysteme stellen gegenüber der angebotenen HIS-Software eine Alternative und zum Teil auch eine Ergänzung dar. Die Kostenfrage ist hierbei frühzeitig zu klären.
• Die Fakultätsverwaltungen bemühen sich um die Entwicklung eines DV-Systems aus eigener Kraft bzw. mit Hilfe eines Softwarehauses. In einzelnen dezentralen Verwaltungsbereichen sind bereits jetzt DV-Systeme im Einsatz, die möglicherweise einen guten Grundstock für eine HU-eigene Lösung bilden könnten