Humboldt-Universität zu Berlin - Computer- und Medienservice

Erweiterung zentrale Adreßdatenbank

1. Ziel des Projektes

Im Rahmen des Vorläuferprojektes (siehe Projekt 7 der 1. Fortschreibung der DV-Konzeption 1995) wurde eine zentrale Datenbank für die Anschriften der Mitarbeiter/innen der HU erarbeitet. Die Angaben darin werden mittlerweile von allen Einrichtungen dezentral selbst gepflegt und sind von außen über einen WWW-Aufsatz abrufbar. Im Herbst 1998 wurde erstmalig ein großer Teil des Universitätsverzeichnisses daraus abgeleitet.

Da bisher vor allem die großen organisatorischen Probleme bei der Schaffung einer derartigen zentralen Datenbank bei gleichzeitiger dezentraler Pflege im Vordergrund standen, erfolgte die Implementation der Datenbank und der Erfassungsmaske zunächst mit minimalem Funktionsangebot. Um bisherige Adreßbestände auflösen zu können, muß es in der Folgezeit deshalb darum gehen, den allgemeinen Funktionsumfang schrittweise zu erweitern. Im einzelnen werden folgende Funktionen von mehreren Einrichtungen gefordert:

  • Aufnahme der Mitarbeiterdaten der Medizinischen Fakultät,
  • Etikettendruck nach frei wählbaren Selektionskriterien,
  • Erfassung und Auswertung bereichsbezogener Zusatzmerkmale (z.B. "Person erhält Humboldt-Spectrum")
  • Aufnahme von Personen, die nicht der HU angehören
  • Erweiterung des WWW-Aufsatzes um interaktive Komponenten

2. Erwartete Ergebnisse

Nach einer derzeit laufenden Konsolidierungsphase der Adreßpflege und einer Erweiterung des Funktionsangebotes wird es möglich sein, einzelne lokale Adreßdatenbestände aufzulösen. Dazu gehören die lokale Datenbank der Gremienmitglieder, ggf. die Adreßdatenbank der Forschungsabteilung, ggf. die Adreßdatenbank des Präsidialamtes und ggf. die Adreßdatenbank der Pressestelle.

Darüber hinaus werden sich die Mitarbeiterdaten der Medizinischen Fakultät und der Gremien in die Datenbank integrieren lassen. Das wird künftig die Ableitung des gesamten Universitätsverzeichnisses und möglicherweise von Teilen des Vorlesungsverzeichnisses aus der Datenbank gestatten.

3. Zeitdauer der Umsetzung

  • Die Konsolidierungsphase als abschließende Etappe des bisherigen Projektes wird voraussichtlich Mitte 1999 abgeschlossen.
  • Projektbeginn: Juni1999
  • Konzeption der Funktionserweiterung: September 1999
  • Umsetzung der Funktionserweiterungen: schrittweise ab Oktober 1999

4. Kosten der Umsetzung

Der Einsatz der Erfassungs- und Auswertungssoftware für die Zentrale Adreßdatenbank erfordert Investitionen am PC. Neben den Kosten für die Software müssen in Zukunft insbesondere die Hardwarekosten berücksichtigt werden, da sich herausgestellt hat, daß der Zugang mit schlecht ausgestatteten Rechnern problematisch ist.

Dementsprechend können die Kosten am PC bis zu DM 1000,- betragen (ein PC-Umrüstsatz kostet derzeit DM 800,-).

Einige Teile des Projektes könnten wie bisher über Werkverträge oder mit Hilfe studentischer Hilfskräfte realisiert werden.

5. Projektverantwortung

Das Projekt wurde bisher durch die Technische Abteilung geleitet. Es wird empfohlen, diesen Modus beizubehalten. In die Projektgruppe sind Vertreter der Medizinischen Fakultät, der Landwirtschaftlich-Gärtnerischen Fakultät, den Abteilungen der Zentralen Universitätsverwaltung und dem Rechenzentrum einbezogen. Der Behördliche Datenschutzbeauftragte und Vertreter des Personalrates sind ebenfalls beteiligt.