Studienabteilung
In den letzten Jahren hat sich der Schwerpunkt der DV-Unterstützung
in der Studienabteilung von der Unterstützung der Massendatenverwaltung
und bearbeitung immer mehr in Richtung der Verbesserung des Serviceangebotes
für Studierende verschoben.
Zur sog. Massendatenverwaltung gehören z.B. die Erfassung, Rückmeldung, Beurlaubung und Exmatrikulation der ca. 32000 Studierenden und der ca. 5-6000 Zulassungsanträge je Semester. Die Studienabteilung zählt seit 1993 zu einer der ersten Nachnutzer von Produkten aus dem Softwareangebot der HIS GmbH. Die eingesetzten HIS-Systeme zur Unterstützung der Studentenverwaltung und Zulassung wurden in den letzten Jahren in ihrer Wirksamkeit und Stabilität weiter verbessert. Die Automatisierung des Rückmeldeverfahrens und die beleglose Abwicklung des Zahlungsverkehrs der Studentenbeiträge sind nur zwei Beispiele für die weitere Effektivierung von Verwaltungstätigkeiten innerhalb des Studentensekretariates.
Der mit Hilfe des HIS-Systems aufgebaute und fortgeschriebene Statistikdatenbestand wurde eine gute Grundlage für statistische Analysen und Auswertungen zur Entwicklung der Studentenzahlen an der Universität.
Innerhalb der Studienabteilung verfügen derzeit 45 % der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über einen Zugang zum Verwaltungsnetz und dessen elektronischen Dienste. In einer ersten Etappe hatte die Netzanbindung von Personen mit "Außenwirksamkeit", wie z.B. die Studienberatung und die Verantwortlichen für das Universitäts- und Vorlesungsverzeichnis, oberste Priorität. Die nächste Etappe, Einbeziehung nahezu aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in das Verwaltungsnetz, soll möglichst zeitnah abgeschlossen werden.
Die Außenwirksamkeit, die elektronische Präsentation des Informations- und Serviceangebotes, wie z.B. Studienangebote, Hinweise, Merkblätter oder Termine für Studierende per WWW, wurden durch die Verantwortlichen in der Studienabteilung ausgebaut und stabilisiert. Ein nächster Schritt wird in die Richtung der Selbstbedienung der Studierenden per WWW gehen. So sollen u.a. künftig die wichtigsten Formulare und Studienunterlagen elektronisch über das Internet angeboten werden.
Das Rechenzentrum beabsichtigt, gemeinsam mit der Studienabteilung die Accountvergabe für Studierende weitgehend zu automatisieren und damit den Service für die Studierenden auch im Sinne der Selbstbedienungsfunktion zu erhöhen. Die automatisierte Accountvergabe ist so angelegt, daß künftig weitere Bereiche der Humboldt-Universität die Möglichkeit haben, über WWW-basierte Formulare den Studierenden Leistungen anzubieten.
Unter Federführung der Studienabteilung wurde die Möglichkeit geschaffen, das Universitätsverzeichnis 98/99 maschinell aus der zentralen Adreßdatenbank abzuleiten. Obwohl bei der Zuarbeit für das diesjährige Universitätsverzeichnis noch nicht alle Fakultäten diese Möglichkeit nutzten, zeichnen sich bereits jetzt erste Rationalisierungseffekte und vor allem auch ein durchgängig gestaltetes, einheitlicheres Bild ab.
Weitere DV-Schwerpunkte der Studienabteilung für die nächsten Jahre sind:
- Die etappenweise Einführung der weiterentwickelten, auf grafischer Oberfläche basierenden HIS-Systeme für die Studentenverwaltung und Zulassung (HISSOS-GX und HISZUL-GX). Von besonderem Interesse an diesen Nachfolgesystemen sind die erweiterten Statistikmöglichkeiten und die über das WWW angebotenen Selbstbedienungskomponenten für Studierende. Die neuen HIS-Systeme sind ebenfalls Voraussetzung für die Einführung einer Chipkartenlösung.
- Die Weiterentwicklung der WWW-Präsentation des Informationsangebotes für Studierende und Studieninteressierte. Hierzu gehört auch ein datenbankbasiertes WWW-Angebot eines Vorlesungs- und Universitätsverzeichnisses.