3. Schwerpunkte des DV-Einsatzes in den Verwaltungsbereichen der Universität

3.6. Technische Abteilung

In der Technischen Abteilung werden die verschiedensten technischen Dienste der Universität zusammengefaßt. Hier sind solche Aufgaben zugehörig, wie die bautechnische Planung und Verwaltung, die technische Gebäudeausrüstung, die Verwaltung der Grundstücke oder auch der Telefondienst und die Betreuung der Gästehäuser.

Die Datenverarbeitung kann hier nur punktuell eingreifen bzw. in Gestalt von Bereichslösungen funktionieren. Trotz der gewissen Heterogenität hat es die Technische Abteilung geschafft, für einzelne Dienste durchdachte und den Anforderungen entsprechende DV-Lösungen einzusetzen. Als Beispiel hierfür sei das Facility Management System genannt, das in seiner ersten Ausbaustufe fertiggestellt wurde und das gegenwärtig mit 3 Bearbeiterplätzen, 25 WWW-Arbeitsplätzen mit Bearbeitungsfunktionalität und 47 WWW-Arbeitsplätzen mit erweitertem Lesezugriff ausgestattet ist. Insgesamt sind in der Technischen Abteilung 10 DV-Systeme im Einsatz, die von einzelnen PC-Lösungen bis zum bereits genannten Facility Management-System reichen. Von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Technischen Abteilung (außer BMTG-Stellen) haben 85 % einen Zugang zum Verwaltungs- und/oder zum Universitätsrechnernetz.

Für die Abteilung ist die Einführung des Euro und die Umstellung auf das Jahr 2000 mit einem erheblichen dv-technischen Arbeitsaufwand verbunden, da ein Teil der DV-Systeme angepaßt, überarbeitet oder auch neu beschafft werden muß.

Zu den dringlichsten Aufgaben der DV-Nutzung in den nächsten Jahren zählen:

• Weiterentwicklung des Facility Management Systems (FM) mit Orientierung auf Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit und Handhabbarkeit. In absehbarer Zeit sollte jeder Verwaltungsleiter einer Fakultät in die Lage versetzt werden, seinen tatsächlichen Raumnutzungsfonds über das FM abzurufen und auch Änderungen einzugeben. Das bereits eingesetzte Kabelmanagementsystem muß künftig stärker genutzt werden.
• Einführung von CAD-Arbeitsplätzen mit dem Ziel, die Planungstätigkeit zu rationalisieren und Bauplaner und Bauzeichner an CAD-Plätzen auszubilden.
• Das auf insgesamt 41 Arbeitsplätzen installierte Ausschreibungssystem SIDOUN WinAVA läuft derzeit als "Client only" Netzversion mit 5 Mehrfachlizenzen unter Windows 3.*. Der Client-only-Modus ist bei starker Netz- und Serverbelastung sehr langsam, der Übergang zur 32-Bit-Version auf einer echten Client-Server-Architektur und eine größere Datenbank sind dringend erforderlich.
• Die vorhandene Lösung zur Bauabrechnung, eine dBase/Excel-Kombination, ist zwar laufend den Nutzerwünschen angepaßt worden, aber inzwischen veraltet und nicht netzfähig. Drei mögliche Varianten müssen sorgfältig geprüft werden: a) die Einbeziehung der Technischen Abteilung in das Projektvorhaben Finanz- und Sachmittelverwaltung unter Federführung der Haushaltsabteilung, b) die Integration der Finanzabrechnung Bau in die Titelverwaltung (FM-Bestandteil) oder c) die Einführung eines neuen Systems.
• Im Gästehaus kommen zwei DV-Systeme zur Verwaltung der Gästezimmer und zur Abrechnung der Telefongebühren zum Einsatz. Ein System muß abgelöst werden, für das zweite System muß geprüft werden, ob ein Jahr2000- und Euro-Update erhältlich ist und ob es dann die Funktion des anderen Systems mit übernehmen kann. Gegebenenfalls müssen beide Systeme durch eine neue Lösung ersetzt werden.
• Unter Federführung der Technischen Abteilung ist in den letzen Jahren ein großer Teil der Telefonanlagen auf moderne ISDN-Technik umgestellt worden. Gegenwärtig wird in einem Modellversuch die automatisierte Verrechnung der Telefongebühren von Privatgesprächen getestet und nach erfolgreicher Testphase ist die Einführung eines solchen Systems geplant. Darüber hinaus ist das zentrale Telefonauskunftssystem durch definierte Schnittstellen mit der zentralen Adreßdatenbank verbunden und kann somit immer auf den aktuellen Adreßbestand der Universität zugreifen.
• Stärkere Einbeziehung des Internetdienstes World Wide Web in die Anmeldung, Bearbeitung und Beseitigung von technischen Störungen.
• Mittelfristig muß untersucht werden, welche Arbeitsprozesse durch DV-Nutzung noch unterstützt werden können. Denkbar wäre z.B. der Einsatz eines Systems zur Projektablaufplanung.