Empfehlungen zur Ablage von Dokumenten auf dem PC
Die Ablage von Dokumenten auf dem PC wird in den einzelnen
Abteilungen der ZUV recht unterschiedlich und mehr oder weniger
zweckmäßig gehandhabt. Dies nehmen wir zum Anlaß, noch einmal
allgemeine Empfehlungen dazu zu geben.
- Speichern Sie Ihre Dokumente niemals ausschließlich auf
Disketten (Laufwerk A), sondern immer zuerst auf einer Festplatte
(lokale Platte oder Netzlaufwerk). Disketten sollten nur dem Transport
von Dateien dienen, wenn kein Netzwerk zur Verfügung steht oder der
Vertraulichkeitsgrad hoch einzuschätzen ist. Wenn Sie also dennoch nur
auf Disketten sichern, fertigen Sie ausreichend viele Kopien auf
verschiedenen Disketten an.
- Bitte beachten Sie unbedingt folgende Regeln zur Bildung von
Verzeichnis- und Dateinamen (keine Umlaute, keine
Sonderzeichen). Der Name sollte nur einen Punkt beinhalten. Die
Länge des Namen sollte maximal acht Zeichen vor dem Punkt und drei
Zeichen nach dem Punkt betragen. DOS selbst unterbricht bei einigen
Befehlen (z.B. xcopy) den Vorgang, wenn es auf falschbenannte
Verzeichnisse trifft.
Benutzen Sie also Buchstaben (ohne Umlaute), Ziffern und den Unterstrich.
- Beachten Sie die Spezifika unseres Netzwerk-Betriebssystems!
Unter Banyan VINES ist es in einigen Versionen nicht möglich, bei
Systemumstellungen die Lese- und Schreibrechte von Verzeichnissen zu
übernehmen, in deren Namen Umlaute enthalten sind.
Sonderzeichen in Verzeichnisnamen können sogar generell zum Datenverlust führen.
Das Mail-System BeyondMail kann Attachments nicht anfügen, wenn im Pfad- oder Dateinamen Umlaute enthalten sind.
- Halten Sie die Pfadlängen möglichst kurz. Das erfordert ein
ausgewogenes Maß zwischen der Untergliederung von Verzeichnissen, der
Länge von Verzeichnisnamen und der Länge von Dateinamen. Wählen Sie
möglichst nicht mehr als 3 bis 4 Verzeichnisebenen.
Hier ein Beispiel:
Falsch wäre: EINLADUN.GEN\DEZEMBER.96\STUDAB01.doc
Richtig ist: EINL\9612\I01.doc
- Nutzer-Daten (also z.B. Texte) sollten getrennt von Softwareinstallationen auf dem Rechner gespeichert werden, um sie bei Bedarf leichter sichern zu können. In der Verwaltung haben wir dazu das Verzeichnis C:\DATEN eingerichtet. Ihre Texte sollten i. d. R. also immer im Verzeichnis C:\DATEN\TEXTE gelagert werden. Wenn Sie eine Untergliederung des TEXTE-Verzeichnisses benötigen, nehmen Sie den Aktenplan Ihrer Einrichtung als Basis!
- In den meisten Softwareprodukten (z. B. Word) kann man einstellen, in welchem Verzeichnis zuerst nach zu öffnenden Dateien gesucht werden soll. Tragen Sie dort Ihr Standardverzeichnis ein.
- Um Dokumente leichter auffinden zu können, nutzen Sie Hilfen wie die Dateiinfo in WinWord.
- Wenn Sie in Dateinamen das Erstellungsdatum verschlüsseln wollen (z.B. für Protokolle von regelmäßigen Sitzungen), sollten Sie das in folgender Form tun: prjjmmtt.doc (pr für Protokoll, jj für das Jahr, mm für den Monat, tt für Tag, .doc für ein WinWord-Dokument). Dann werden die Dateien richtig sortiert (in der Reihenfolge des ASCII-Alphabets) angezeigt.
- Ändern Sie die Standard-Dateinamenerweiterung nicht, da viele Softwareprodukte an dieser Buchstabenkombination ihre Dateien wiedererkennen!